NYS ESSA-Funded Programs Complaint Procedures

New York State ESSA-Funded Programs Complaint Procedures

Purpose

Below is the process for resolving complaints submitted to the New York State Education Department’s (NYSED) Office of ESSA-Funded Programs alleging that a local educational agency (LEA), grantee or NYSED has violated a law, rule, or regulation in the administration of any “covered Federal program” under the Elementary and Secondary Education Act (ESEA), as amended by the Every Student Succeeds Act (ESSA) identified below.

These procedures offer parents and other stakeholders a process to file complaints and allow for the timely resolution of such complaints. Complaints filed against a local entity such as a school district, charter school, or grantee will be reviewed by NYSED's Office of ESSA-Funded Programs. Complaints filed against NYSED will be reviewed by NYSED's legal counsel.

A complainant may include any of the following: parents, public agencies, and other individuals or organizations.  If the complainant is a minor, the complaint or appeal shall also be signed by his or her guardian, unless the statute or rule under which the complaint or appeal is filed prohibits this requirement. Complaints regarding equitable services for non-public schools should follow the procedures detailed at http://www.p12.nysed.gov/nonpub/Ombudsman.html.

Each LEA in New York State is required to disseminate, free of charge, adequate information about these complaint procedures to parents of students, and appropriate private school officials or representatives.

Authorization

The procedures contained in this document meet the requirements of ESSA Section 8304(a)(3)(C) and 34 CFR Part 299, Subpart F - Complaint Procedures.

Covered Federal Programs

The ESEA programs for which an individual or entity may submit a complaint to NYSED include:

Title I, Part A: Grants to Local Educational Agencies
Title I, Part C: Education of Migratory Children
Title I, Part D: Prevention and Intervention Programs for Children and Youth Who Are Neglected, Delinquent, or At-Risk
Title II, Part A: Supporting Effective Instruction
Title III, Part A: Language Instruction for English Learners and Immigrant Students
Title IV, Part A: Student Support and Academic Enhancement Grants
Title IV, Part B: 21st Century Community Learning Centers
Title V, Part B: Rural Education Initiative

Step 1: Attempt to Resolve the Complaint at the Local Level

Complaints/appeals regarding the administration and implementation of any of the programs listed above should first be addressed at the local level.

  • For all LEAs located outside of New York City, complaints must be sent first to the Superintendent of the LEA or his/her designee. For complaints related to Title I, Part D programming provided at a neglected and/or delinquent facility, the complaint should also be sent to the Director of the Facility. If the local LEA fails to resolve the complaint within 30 business days or fails to resolve the issue to the satisfaction of the complainant, the complaint may then be sent to NYSED.
  • In New York City, complaints should be sent first to the District Superintendent. If the local community school district fails to resolve the complaint within 30 business days or fails to resolve the issue to the satisfaction of the complainant, the complaint should be sent to the New York City Department of Education, Office of State/Federal Education Policy and School Improvement. If the New York City Department of Education, Office of State/Federal Education Policy and School Improvement fails to resolve the complaint within 30 business days or fails to resolve the issue to the satisfaction of the complainant, the complaint may then be sent to NYSED.
  • Complaints/appeals regarding a regional Migrant Education Tutorial and Support Services (METS) Program Center’s administration and implementation of services for migrant eligible students should be sent first to the Director of the regional METS Program Center.  Complaints/appeals regarding student eligibility for the NYS Migrant Education Program, should be sent first to the Director of the Identification and Recruitment (ID&R) Statewide Program Center. METS Program Centers and ID&R contact information is available at https://www.nysmigrant.org/mets(link is external).  If the METS Program Centers and the ID&R Program Center fails to resolve the complaint within 30 business days or fails to resolve the issue to the satisfaction of the complainant, the complaint may then be sent to NYSED.

Step 2: Submission of Complaint to NYSED

To initiate a complaint with NYSED, a complainant must submit a written, signed complaint including the following:

  1. A statement that the State, LEA, neglected and/or delinquent facility, or METS Program Center has violated a requirement of a federal statute or regulation that applies to any applicable program listed above.
  2. The facts on which the statement is based, including sufficient information as to when, where and the nature of activity that is perceived to be in violation of law and/or regulation.
  3. Documentation of attempts to resolve the issue with appropriate personnel at the local level where the child, subject to the complaint, attends (e.g. school building, school district, neglected and/or delinquent facility, METS Program Center, or grantee administrators). Appropriate personnel could include the child’s teacher, building principal, pupil personnel director, METS Director, Director of the Facility, the superintendent and/or local board of education.
  4. The complainant’s recommendation for resolving the complaint.

Complaints may be emailed to [email protected](link sends e-mail)  with “COMPLAINT” in the subject line of the email. Alternately, a complaint may be mailed to NYSED at the following address:

New York State Education Department
Office of ESSA Funded Programs
Attention: Complaint Coordinator 
89 Washington Avenue, Room 320EB
Albany, New York 12234 

Step 3: Review of Complaint

Once a complaint is received, the complaint coordinator will issue a Letter of Acknowledgement, via mail or email with confirmation, to the complainant that contains the following information:

  1. The date that NYSED received the complaint;  
  2. The name and contact information of the assigned complaint coordinator;  
  3. How the complainant may provide additional information; and  
  4. A Statement of the ways in which the complaint coordinator may investigate the complaint.

The complaint coordinator retains authority for determining the manner in which the allegations will be investigated, which may include, but are not limited to, a review of written documentation, interviews, and/or on-site investigations.

During the investigative process, the complaint coordinator may contact the entity in question (“the alleged”) to inform them of the complainant’s allegations and request documentation necessary to determine whether a law, rule or regulations related to the administration of the covered programs was violated.

The complaint coordinator may, if necessary, request additional information from either party. Unless the complaint coordinator grants an extension, based on extenuating circumstances, the documentation from the alleged must be received within the stated timelines in the Letter of Allegations.

Step 4: Resolution of Complaint

Within 60 State agency work days of receiving the complaint, a Letter of Resolution will be sent via mail or email with confirmation to the alleged with a copy to the complainant. The letter will specify whether the allegation is sustained by the complaint coordinator and if any corrective action is required. If corrective action is required, the Letter of Resolution will specify the actions needed, timeline for implementation and the acceptable documentation for resolution. If the complaint coordinator finds an additional violation, which was not cited in the original Letter of Allegations, the complaint coordinator will add this violation to the Letter of Resolution.

In the case of exceptional circumstances, an extension of the 60-day complaint resolution period may be required. The State Education Department has determined that exceptional circumstances may include, but need not be limited to, such occurrences as:

  • illness of involved parties;
  • cancellation of scheduled on-site reviews due to unscheduled school closings;
  • the need for extended review activities beyond those specified in the original written notification; and/or
  • any other mutual agreement to changes in review scope or activity.

When exceptional circumstances are identified, the revised date for the completion of the complaint review will be provided in writing to all parties involved in the complaint or appeal.  All parties to the complaint have the right to initiate a request for an extension beyond the 60 business day complaint resolution period based on exceptional circumstances.  All such requests must be presented to the State Education Department.

Step 5: Appeal of Resolution to U.S. Department of Education

Both parties have the right to appeal the complaint coordinator’s Letter of Resolution to the United States Secretary of Education within 30 days of receiving the letter.  Such appeals should be submitted to:

United States Department of Education
Compensatory Education Programs
400 Maryland Avenue, S.W.
Room 3W230, FOB #6
Washington, D.C. 20202-6132

Procedimientos de quejas de los programas financiados por ESSA del estado de Nueva York

Objetivo

A continuación se muestra el proceso para resolver las quejas presentadas ante la Oficina de Programas Financiados por ESSA del Departamento de Educación del Estado de Nueva York (NYSED) que alegan que una agencia educativa local (LEA), un concesionario o el NYSED ha violado una ley, regla o reglamento en la administración de cualquier “programa federal cubierto” bajo la Ley de Educación Primaria y Secundaria (ESEA), enmendada por la Ley Every Student Succeeds (ESSA) identificada a continuación.

Estos procedimientos ofrecen a los padres y otras partes interesadas un proceso para presentar quejas y permiten la resolución oportuna de dichas quejas. Las quejas presentadas contra una entidad local, como un distrito escolar, una escuela chárter o un concesionario, serán revisadas por la Oficina de Programas Financiados por ESSA del NYSED. Las quejas presentadas contra NYSED serán revisadas por el asesor legal de NYSED.

Un denunciante puede incluir cualquiera de los siguientes: padres, agencias públicas y otros individuos u organizaciones. Si el denunciante es menor de edad, la denuncia o apelación también deberá ser firmada por su tutor, a menos que la ley o norma bajo la cual se presenta la denuncia o apelación prohíba este requisito. Las quejas sobre servicios equitativos para escuelas privadas deben seguir los procedimientos detallados en http://www.p12.nysed.gov/nonpub/Ombudsman.html .

Se requiere que cada LEA en el estado de Nueva York difunda, sin cargo, información adecuada sobre estos procedimientos de queja a los padres de los estudiantes y a los funcionarios o representantes apropiados de las escuelas privadas.

Autorización

Los procedimientos contenidos en este documento cumplen con los requisitos de ESSA Sección 8304(a)(3)(C) y 34 CFR Parte 299, Subparte F - Procedimientos de quejas.

Programas federales cubiertos

Los programas ESEA para los cuales una persona o entidad puede presentar una queja ante el NYSED incluyen:

Título I, Parte A: Subsidios a agencias educativas locales
Título I, Parte C: Educación de niños migratorios
Título I, Parte D: Programas de prevención e intervención para niños y jóvenes que son abandonados, delincuentes o en riesgo
Título II, Parte A : Apoyo a la enseñanza eficaz
Título III, Parte A: Enseñanza del idioma para aprendices de inglés y estudiantes inmigrantes
Título IV, Parte A: Apoyo estudiantil y subvenciones para la mejora académica
Título IV, Parte B: Centros de aprendizaje comunitario del siglo XXI
Título V, Parte B: Iniciativa de educación rural

Paso 1: Intentar resolver la queja a nivel local

Las quejas/apelaciones relacionadas con la administración y la implementación de cualquiera de los programas enumerados anteriormente deben abordarse primero a nivel local.

  • Para todas las LEA ubicadas fuera de la ciudad de Nueva York, las quejas deben enviarse primero al Superintendente de la LEA o su designado. Para las quejas relacionadas con la programación del Título I, Parte D proporcionada en una instalación descuidada y/o morosa, la queja también debe enviarse al Director de la Instalación. Si la LEA local no resuelve la queja dentro de los 30 días hábiles o no resuelve el problema a satisfacción del reclamante, la queja puede enviarse al NYSED.
  • En la Ciudad de Nueva York, las quejas deben enviarse primero al Superintendente del Distrito. Si el distrito escolar de la comunidad local no resuelve la queja dentro de los 30 días hábiles o no resuelve el problema a satisfacción del reclamante, la queja debe enviarse al Departamento de Educación de la Ciudad de Nueva York, Oficina de Políticas de Educación Estatales/Federales y Mejoramiento Escolar. Si el Departamento de Educación de la Ciudad de Nueva York, la Oficina de Políticas de Educación Estatales/Federales y Mejoras Escolares no resuelve la queja dentro de los 30 días hábiles o no resuelve el problema a satisfacción del reclamante, entonces la queja puede enviarse al NYSED.
  • Las quejas/apelaciones con respecto a la administración e implementación de servicios del Centro de Programa de Servicios de Apoyo y Tutoría de Educación Migrante (METS) regional para estudiantes elegibles para migrantes deben enviarse primero al Director del Centro de Programa METS regional. Las quejas/apelaciones relacionadas con la elegibilidad de los estudiantes para el Programa de Educación para Migrantes del Estado de Nueva York deben enviarse primero al Director del Centro de Programas Estatales de Identificación y Reclutamiento (ID&R). La información de contacto de los Centros de programas METS y de ID&R está disponible en https://www.nysmigrant.org/mets(el enlace es externo)Si los Centros del programa METS y el Centro del programa ID&R no resuelven la queja dentro de los 30 días hábiles o no resuelven el problema a satisfacción del reclamante, entonces la queja puede enviarse al NYSED.

Paso 2: Envío de la Queja al NYSED

Para iniciar una queja ante el NYSED, el denunciante debe presentar una queja por escrito y firmada que incluya lo siguiente:

  1. Una declaración de que el Estado, la LEA, la instalación descuidada y/o morosa, o el Centro del programa METS ha violado un requisito de un estatuto o reglamento federal que se aplica a cualquier programa aplicable mencionado anteriormente.
  2. Los hechos en los que se basa la declaración, incluida información suficiente sobre cuándo, dónde y la naturaleza de la actividad que se percibe como una violación de la ley y/o regulación.
  3. Documentación de los intentos de resolver el problema con el personal apropiado a nivel local donde asiste el niño, sujeto a la queja (por ejemplo, edificio escolar, distrito escolar, instalación descuidada y/o delincuente, Centro de Programas METS o administradores de concesionarios). El personal apropiado podría incluir al maestro del niño, al director del edificio, al director de personal estudiantil, al director de METS, al director de la instalación, al superintendente y/oa la junta de educación local.
  4. La recomendación del denunciante para la resolución de la denuncia.

Las quejas pueden enviarse por correo electrónico a [email protected](enlace envía correo electrónico)  con “QUEJA” en el asunto del correo electrónico. Alternativamente, se puede enviar una queja por correo al NYSED a la siguiente dirección:

Departamento de Educación del Estado de Nueva York
Oficina de Programas Financiados por ESSA
Atención: Coordinador de Quejas 
89 Washington Avenue, Room 320EB
Albany, New York 12234 

Paso 3: Revisión de la Queja

Una vez que se recibe una queja, el coordinador de quejas emitirá una carta de acuse de recibo, por correo o correo electrónico con confirmación, al denunciante que contiene la siguiente información:

  1. La fecha en que NYSED recibió la queja;  
  2. El nombre y la información de contacto del coordinador de quejas asignado;  
  3. Cómo el reclamante puede proporcionar información adicional; y  
  4. Una Declaración de las formas en que el coordinador de quejas puede investigar la queja.

El coordinador de quejas conserva la autoridad para determinar la manera en que se investigarán las denuncias, que pueden incluir, entre otros, una revisión de la documentación escrita, entrevistas y/o investigaciones en el sitio.

Durante el proceso de investigación, el coordinador de querellas podrá contactar a la entidad en cuestión (“la supuesta”) para informarle las alegaciones del querellante y solicitar la documentación necesaria para determinar si se violó una ley, regla o reglamento relacionado con la administración de los programas cubiertos. .

El coordinador de quejas puede, si es necesario, solicitar información adicional de cualquiera de las partes. A menos que el coordinador de quejas conceda una prórroga, en base a circunstancias atenuantes, la documentación del presunto debe recibirse dentro de los plazos establecidos en la Carta de alegaciones.

Paso 4: Resolución de la Queja

Dentro de los 60 días hábiles de la agencia estatal a partir de la recepción de la queja, se enviará una carta de resolución por correo o correo electrónico con confirmación al denunciante con copia al denunciante. La carta especificará si la acusación es sustentada por el coordinador de quejas y si se requiere alguna acción correctiva. Si se requiere una acción correctiva, la Carta de resolución especificará las acciones necesarias, el cronograma para la implementación y la documentación aceptable para la resolución. Si el coordinador de quejas encuentra una infracción adicional, que no se citó en la Carta de alegaciones original, el coordinador de quejas agregará esta infracción a la Carta de resolución.

En el caso de circunstancias excepcionales, se puede requerir una extensión del período de resolución de quejas de 60 días. El Departamento de Educación del Estado ha determinado que las circunstancias excepcionales pueden incluir, entre otras, sucesos como:

  • enfermedad de las partes involucradas;
  • cancelación de revisiones in situ programadas debido a cierres escolares no programados;
  • la necesidad de actividades de revisión extendidas más allá de las especificadas en la notificación escrita original; y/o
  • cualquier otro acuerdo mutuo sobre cambios en el alcance o la actividad de la revisión.

Cuando se identifiquen circunstancias excepcionales, la fecha revisada para completar la revisión de la queja se proporcionará por escrito a todas las partes involucradas en la queja o apelación. Todas las partes de la queja tienen derecho a iniciar una solicitud de extensión más allá del período de resolución de quejas de 60 días hábiles en función de circunstancias excepcionales. Todas estas solicitudes deben presentarse al Departamento de Educación del Estado.

Paso 5: Apelación de resolución al Departamento de Educación de EE. UU.

Ambas partes tienen derecho a apelar la Carta de resolución del coordinador de quejas ante el Secretario de Educación de los Estados Unidos dentro de los 30 días posteriores a la recepción de la carta. Dichas apelaciones deben presentarse a:

Departamento de Educación de los Estados Unidos Programas de Educación
Compensatoria
400 Maryland Avenue, SW
Room 3W230, FOB #6
Washington, DC 20202-6132

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