Superintendent's Corner
March 2023
Dear School Community Member:
I hope this issue of the Comet Newsletter finds you in the very best of health and spirit as we prepare to welcome the spring season.
As you may know The Fallsburg Central School District received two strands of Federal grant funds; *Coronavirus Response and Relief Supplemental Appropriations Act (CRSSA) and the American Rescue Plan (ARP) which we hoped to spend on a number of projects including, but not limited to:
- A Modular Classroom Unit housing two Classrooms at the Benjamin Cosor Elementary School
- A Modular Classroom Unit housing two Classrooms at the Junior-Senior High School
- A Storage Building at the Junior-Senior High School
- District-Wide Unit Ventilator Replacement and Air Conditioning Installation
While there are additional things that we are utilizing these Federal grant funds for (field trips, community days, auditorium renovation, etc.), the four items named above are the main issue for this newsletter.
Our main problem is that these CRSSA and ARP strands that we have access to have to be "spent" by particular deadlines. These deadlines are September 2023 (CRSSA) and September 2024 (ARP) respectively. "Spent" means that all materials and equipment will need to be ordered, received, installed, and fully paid for by those deadlines. Ultimately, the Federal grants funds must be fully liquidated by September 2023 and September 2024. There are no exceptions to these dates. We have lobbied various entities only to find that the Federal Government has no intention of extending the deadlines for when the monies have to be “spent.”
Originally, we had planned to do several projects utilizing the first strand of Federal grant funds before the deadline of September 2023. Unfortunately, we will not have the time to complete the work planned for the first strand of Federal grant funds by the September 2023 deadline. Therefore, we must reallocate the funding strands. We will have to utilize some of the second strand of Federal grant funds, which must be “spent” by September 2024, to complete some of the work originally scheduled to be finished by September 2023.
The Issue: There are very long procurement times relative to having the Modular Classroom Units built and delivered to the sites. Since these Modular Classroom Units are permanent, they must undergo a lengthy building inspection process with the New York State Education Department and the New York State Department of State after fabrication and prior to their delivery to the sites. Furthermore, due to some material shortages, there are very long procurement times related to the fabrication of equipment associated with the Unit Ventilator replacements and Air Conditioning installations. As a result, we are not going to be able to complete all four Projects that are noted above.
Consequently, we had to make a choice between the Modular Classroom Units and the Unit Ventilator replacements and Air Conditioning installations. The Buildings and Grounds Committee had been tasked with choosing between the Modular Classroom Units and the Unit Ventilator replacements and Air Conditioning installations. We have met with the Architects, Engineers, and Construction Managers to review the options and potential scenarios for these Projects in question to help inform the decision.
After some deliberation, we have decided that the priority for the Federal funding is to utilize it for new Modular Classroom Units, in lieu of new Unit Ventilators and Air-Conditioning. Our Classrooms within the buildings are currently meeting or exceeding their maximum capacities. We also plan to move forward with full-day Pre-K. Because of this, it is important that additional learning spaces are provided at the buildings. While new Unit Ventilators and Air-Conditioning would be a nice luxury, we are prioritizing the new Modular Classroom Units to ensure we can provide learning spaces which can accommodate the needs of the students in the community. At this time we are looking into classroom sized air conditioners for the short term to address the summer heat. Additionally, we are also planning to enhance the planned auditorium upgrades, installing lockers at the elementary school and replacing the two BCES playgrounds.
We are moving ahead and planning to utilize the Federal grant funding strands to complete the Projects for the Modular Classroom Units and the Storage Building at the Junior-Senior High School. The construction for these Projects is slated to begin this Summer (late June 2023).
Thank you!
Ivan J. Katz, Ed.D.
Superintendent of Schools
*CRSSA (Coronavirus Response and Relief Supplemental Appropriations Act) Information from SED:
http://www.nysed.gov/federal-education-covid-response-funding/crrsa-act-allocations-and-application-information
ARP (American Rescue Plan) Information from SED:
http://www.nysed.gov/common/nysed/files/programs/federal-education-covid-response-funding/arp-esser-application-part-2-arp-act.pdf
Esquina del Superintendente Marzo 2023
Estimado Miembro de la Comunidad Escolar:
Espero que esta edición del Comet Newsletter lo encuentre en la mejor salud y espíritu mientras nos preparamos para dar la bienvenida a la temporada de primavera.
Como sabrán, el Distrito Escolar Central de Fallsburg recibió dos líneas de fondos de subvenciones federales; *Ley de Asignaciones Suplementarias de Respuesta y Alivio del Coronavirus (CRSSA) y el Plan de Rescate Estadounidense (ARP) que esperábamos gastar en una serie de proyectos que incluyen, entre otros:
- Una Unidad Modular de Aulas que alberga dos Aulas en la Escuela Primaria Benjamín Cosor
- Una Unidad de Aulas Modulares que alberga dos Aulas en la Escuela Secundaria Junior-Senior
- Un Edificio de Almacenamiento en la Escuela Secundaria Junior-Senior
- Reemplazo del ventilador de la unidad en todo el distrito e instalación de aire acondicionado
Si bien hay cosas adicionales para las que estamos utilizando estos fondos de subvenciones federales (excursiones, días comunitarios, renovación del auditorio, etc.), los cuatro elementos mencionados anteriormente son el tema principal de este boletín.
Nuestro principal problema es que estos hilos CRSSA y ARP a los que tenemos acceso tienen que ser "gastados" por plazos particulares. Estos plazos son septiembre de 2023 (CRSSA) y septiembre de 2024 (ARP) respectivamente. "Gastado" significa que todos los materiales y equipos deberán pedirse, recibirse, instalarse y pagarse en su totalidad antes de esos plazos. En última instancia, los fondos de subvenciones federales deben liquidarse por completo antes de septiembre de 2023 y septiembre de 2024. No hay excepciones a estas fechas. Hemos presionado a varias entidades solo para descubrir que el Gobierno Federal no tiene intención de extender los plazos para “gastar” el dinero.
Originalmente, habíamos planeado hacer varios proyectos utilizando la primera línea de fondos de subvenciones federales antes de la fecha límite de septiembre de 2023. Desafortunadamente, no tendremos tiempo para completar el trabajo planificado para la primera línea de fondos de subvenciones federales antes de la fecha límite de septiembre de 2023. . Por lo tanto, debemos reasignar las líneas de financiación. Tendremos que utilizar parte de la segunda línea de fondos de subvenciones federales, que deben "gastarse" antes de septiembre de 2024, para completar parte del trabajo originalmente programado para terminar en septiembre de 2023.
La Cuestión: Hay tiempos de adquisición muy largos en relación con la construcción y entrega de las unidades modulares de aula en los sitios. Dado que estas Unidades Modulares de Salón de Clases son permanentes, deben someterse a un largo proceso de inspección del edificio con el Departamento de Educación del Estado de Nueva York y el Departamento de Estado del Estado de Nueva York después de la fabricación y antes de su entrega a los sitios. Además, debido a la escasez de algunos materiales, hay tiempos de adquisición muy largos relacionados con la fabricación de equipos asociados con las instalaciones de aire acondicionado y reemplazo de ventiladores de la unidad. Como resultado, no podremos completar los cuatro Proyectos que se mencionan anteriormente.
En consecuencia, tuvimos que elegir entre las Unidades Modulares de Aula y los reemplazos de Unidades de Ventilación e instalaciones de Aire Acondicionado. Se le había encomendado al Comité de Edificios y Terrenos que eligiera entre las Unidades Modulares de Aulas y los reemplazos de Unidades de Ventilación e instalaciones de Aire Acondicionado. Nos hemos reunido con los arquitectos, ingenieros y gerentes de construcción para revisar las opciones y los escenarios potenciales para estos proyectos en cuestión para ayudar a informar la decisión.
Después de algunas deliberaciones, hemos decidido que la prioridad de los fondos federales es utilizarlos para nuevas unidades modulares de aulas, en lugar de nuevas unidades de ventiladores y aire acondicionado. Nuestras aulas dentro de los edificios actualmente alcanzan o superan su capacidad máxima. También planeamos avanzar con Pre-K de día completo. Debido a esto, es importante que se proporcionen espacios de aprendizaje adicionales en los edificios. Si bien los ventiladores y el aire acondicionado de las nuevas unidades serían un buen lujo, estamos priorizando las nuevas unidades de aulas modulares para garantizar que podamos proporcionar espacios de aprendizaje que se adapten a las necesidades de los estudiantes de la comunidad. En este momento estamos buscando acondicionadores de aire del tamaño de un aula a corto plazo para hacer frente al calor del verano. Además, también estamos planeando mejorar las mejoras planificadas del auditorio, instalar casilleros en la escuela primaria y reemplazar los dos patios de recreo de BCES.
Estamos avanzando y planificando utilizar las líneas de financiamiento de subvenciones federales para completar los Proyectos para las Unidades de aulas modulares y el Edificio de almacenamiento en la Escuela Secundaria Junior-Senior. La construcción de estos Proyectos está programada para comenzar este verano (finales de junio de 2023).
¡Gracias!
Ivan J. Katz, Ed.D.